Gestión de existencias

Introducción

Gestionar es hacer las diligencias necesarias para lograr un asunto. Por ejemplo, si ya estamos cansados de estudiar y decidimos irnos de viaje a Berlín, con pensarlo no basta. Tenemos que decidir las fechas, ir a la agencia de viajes, consultar los vuelos, buscar un hotel, pagar, revisar nuestro armario para ver si disponemos de la ropa adecuada ... El conjunto de cosas que hacemos nosotros y la agencia para conseguir ir de viaje es la gestión.

Entendemos por existencias el conjunto de materiales o elementos que una empresa no utiliza en un momento concreto pero que utilizará en el futuro. Esta palabra tiene muchos sinónimos: Existencias = Mercaderías = Mercancías = Inventarios = Stocks.

Cualquier centro sanitario grande o pequeño necesita disponer de una serie de existencias para su correcto funcionamiento.

En las grandes instituciones el encargado de estas tareas es el Director de Gestión que, junto con su equipo, realizan las diligencias necesarias para que no falte nada. Es decir, se encargan de comprar, reponer, devolver, pagar, pedir presupuestos, realizar pedidos, etc.

¿Para qué tenemos que conocer algo de la gestión de existencias? Por dos razones fundamentales:

  • Nuestro campo laboral no sólo incluye trabajar en grandes instituciones. Podemos ejercer nuestra profesión en consultas privadas, en pequeños centros sanitarios, residencias de ancia nos, etc. En estos casos no existe la figura del Gestor y por eso es conveniente tener algunos conocimientos sobre la gestión de existencias.
  • En algunos hospitales cada planta de hospitalización posee un almacenillo con lencería, medicación, instrumental y material diverso.

Una consulta, un hospital, un centro de salud o una residencia son empresas que se dedican a vender, restaurar y rehabilitar la salud. La buena gestión de las existencias hará que la empresa marche bien, es decir, que se venda atención y salud de calidad.

La gestión de grandes instituciones sanitarias puede resultarnos engorrosa y difícil de comprender y además en ellas hay personal especializado en la realización de estas tareas.

Al gestionar las existencias garantizamos que en todo momento se disponga del material necesario para una buena atención al usuario (paciente).

Los aspectos más importantes en la gestión de existencias se pueden resumir en:

  • El almacén.

  • La compra de existencias.

  • El almacenamiento.

  • El inventario.

El almacén

Los hospitales, centros de salud o residencias de ancianos son empresas que, para funcionar adecuadamente, necesitan disponer de una serie de materiales y productos de gran variedad. Los productos deben estar siempre disponibles pues la falta de alguno de ellos puede conducir a una atención deficiente, al empeoramiento de los usuarios e incluso, a su muerte.

Por tanto, toda empresa necesita guardar o almacenar estos materiales. El edificio, habitación, nave o hangar destinado a ello es el almacén.

Junto al almacén existe una oficina de gestión que posee una zona de recepción de mercancías con una ancha puerta que da al exterior. Es fundamental que los almacenes estén ubicados en la planta baja y que posean un fácil acceso para la recepción de mercancías. Otras características que deben poseer los almacenes son:

  • Tener salidas de emergencia bien señalizadas.

  • Deben estar adecuadamente ventilados mediante ventanas o extractores de aire (dependiendo del tipo de existencias).

  • Adecuada iluminación natural y/o artificial.
  • Los techos, paredes y suelos deben estar cubiertos de un material de fácil limpieza e ignífugo (difícilmente combustible).

  • Los pasillos dentro del almacén deben tener una anchura que permita fácilmente el paso de personas y mercancías.

  • Deben estar dotados de sensores de humo y temperatura (incendios) y de extintores.

  • Tendrá las señales de seguridad y advertencia necesarias.

Todas estas características son las principales normas de segu ridad e higiene de los almacenes.

Los productos se almacenan en estanterías. Los almacenes que utilizan este sistema se denominan almacenes verticales. Los almacenes verticales son los de uso más frecuente en la actualidad.

Los productos se colocan en las estanterías de los almacenes siguiendo criterios de lógica, seguridad y comodidad en el funcionamiento:
  • Las existencias están agrupadas según sus características.
  • En cada estantería las existencias están a su vez ordenadas y clasificadas con rótulos indicativos. Por ejemplo, en la estantería de lencería tendremos rótulos tales como: “sábanas bajeras”, “sábanas encimeras”, “sabanillas”...

  • Las cosas de uso más habitual dentro de cada estantería deben estar “a mano”, ni muy altas ni muy bajas. 

  • Los materiales y productos que caduquen antes deben ir colocados delante de los que lo hagan después.

  • Almacenar no es apilar, hay que clasificar. Cada cosa debe ir en su lugar correspondiente.
En las grandes instituciones sanitarias los medicamentos se guardan en un almacén del Servicio de Farmacia que es el encargado de distribuirlos al resto de la institución.

En las grandes instituciones sanitarias suele existir un extenso almacén en el que se guardan todas las existencias. Es el llamado almacén general. Algunas instituciones sanitarias poseen un almacén dedicado únicamente a material de papelería. Tengamos en cuenta que es un muy buen combustible y por eso es conveniente que no esté en el almacén general.

El aprovisionamiento

Para que almacenar tenga sentido no basta con guardar las cosas, sino que habrá que usarlas cuando sean necesarias y reponer las para que no se agoten. Por eso el aprovisionamiento incluye:

  • Comprar los materiales y productos necesarios.

  • Colocar y mantener los materiales y productos de manera apropiada en un almacén.

  • Distribuir los materiales y productos a los lugares donde sean necesarios.

  • Conocer en todo momento qué cantidad hay de cada producto o material.

Compra de existencias

Está claro que se compra algo cuando hace falta y para conseguirlo, alguien ha de venderlo. En el proceso de compra existen dos elementos imprescindibles: comprador y vendedor. Para realizar esta actividad de forma correcta se solicita a varios vendedores un presupuesto sobre la supuesta compra. Las empresas vendedoras emiten su presupuesto por escrito y lo envían al centro sanitario.

La mercancía no llega sola, sino que la traerá alguien junto con un documento denominado albarán (nota de en trega). El albarán es el justificante de entrega y de conformidad de una mercancía, antes de firmarlo hemos de comprobar dos cosas:

  1. Que lo que está escrito en el albarán coincide con la propuesta de pedido que habíamos hecho.

  2. Una vez comprobado, hemos de cerciorarnos de que lo que está escrito en el albarán coincide con lo que nos traen.

Únicamente cuando se cumplan estas dos condiciones firmaremos el albarán. Las posibles anomalías se harán constar en el albarán. Con la firma el transportista podrá demostrar en su em presa que acudió a nuestra residencia a dejar la mercancía. Además, con las anotaciones que hicimos en el albarán estamos haciendo constar que la mercancía fue defectuosa. El albarán tiene varias copias y una de ellas nos la quedamos nosotros que somos los compradores.

Todo documento debe ir perfectamente cumplimentado, firmado y sellado.

Antes de firmar un albarán hemos de comprobar que todo es correcto (coincidencia con propuesta de pedido y productos en buenas condiciones). Si no es así también lo firmaremos, pero haciendo constar en él las anomalías.

Almacenamiento

Entre las actividades de almacenamiento podemos distinguir dos principales: Colocar y mantener los materiales y los productos de manera apropiada en un almacén; y distribuir los materiales y los productos a los lugares donde sean necesarios.

Normalmente, a cada producto se le asigna un código para saber en qué parte del almacén va colocado. En las grandes instituciones sanitarias es necesario usar un sistema de codificación con números y/o letras porque las palabras pueden llevar a confusión.

En el día a día del uso del almacén, las existencias son revisadas para comprobar que no se deterioran ni caducan. No olvidemos que en un gran almacén de una institución se guar dan una enorme variedad de productos y algunos de ellos con una corta caducidad. Por eso al colocarlos en las estanterías suelen ponerse en el fondo los de caducidad más tardía y, delante, los de caducidad próxima.

Al solicitar material al almacén el responsable de la planta formula una solicitud por escrito al almacén y éste le sirve lo solicitado. Es decir, desde el almacén se lleva lo necesario a la planta. A su vez, cada planta suele disponer de unas estanterías donde se deposita la mercancía servida por el almacén. Así se tiene a mano todo lo necesario en el funcionamiento diario.

En las grandes instituciones hospitalarias cada planta suele disponer de un pequeño cuartoalmacén que recibe el nombre de almacenillo. Éste funciona de manera parecida al almacén pero a mucha menor escala.

Gestión de inventario

Puesto que la palabra inventario es sinónimo de existencias, la gestión de inventarios se refiere a la de las existencias. Y de forma más concreta: conocer en todo momento qué cantidad hay de cada producto o material.

Recuerda que para el correcto funcionamiento de cualquier empresa es imprescindible saber qué cantidad tiene de cada exis tencia para evitar que se agoten. Por tanto, el almacén debe estar lleno de acuerdo con las necesidades, pero no abarrotado. El tener almacenadas mercancías que van a estar sin usarse durante meses conduce a una ocupación de espa cio innecesaria, a una infrautilización de los medios y, en definitiva, a una pérdida de dinero.

Por todo lo dicho podemos deducir que cada empresa tendrá una cantidad de mercancías suficiente y segura para su uso, pero no excesiva. Para describir todas estas situaciones existen una serie de términos que hemos de conocer:

  • Stock. Es la reserva de productos que necesita una empresa para satisfacer sus necesidades. Es decir, el conjunto de cosas que debe tener siempre. De acuerdo con la actividad de cada empresa la composición del stock variará.

  • Stock máximo. Es la cantidad de producto a partir de la cual es aconsejable no almacenar más.

  • Stock mínimo. Es la cantidad mínima que debemos tener de un producto. Por debajo de ella no debemos llegar nunca porque se afectará seriamente el correcto funcionamiento de la em presa. Estas situaciones reciben el nombre de rotura de stock.

En la oficina de gestión del almacén existe un archivo de fichas de productos, una para cada uno de ellos. La ficha recibe el nombre de ficha de almacén. Este archivo puede ser físico, un archivador con fichas, o bien mediante un programa informático de base de datos. Además de otros muchos datos especifica el stock máximo y mínimo del producto y el número de existencias reales en el almacén. Es evidente que las existencias reales en cada momento deben estar entre el stock máximo y mínimo.

Para que así ocurra cada vez que se reciba una mercancía y antes de almacenarla se anota en la ficha correspondiente la entrada del material. Lo mismo se hace cuando el almacén sirve algo a las plantas. De este modo para saber cuánto producto tenemos en un determinado momento no es necesario ir a la estantería y contar los, sino que con consultar la ficha es suficiente.

No obstante, la mayoría de las empresas comprueban como mínimo una vez al año que lo que consta en las fichas coincide con la situación real del almacén.