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Las cuentas anuales de las sociedades de capital

Consideraciones previas y régimen legal

La obligación legal de todo empresario de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa es objeto de un desarrollo específico para las sociedades anónimas en el capítulo VII («De las cuentas anuales») de la Ley reguladora de esta forma social. Y esta misma disciplina se aplica por igual a las sociedades limitadas, dado que la LSRL carece de cualquier régimen específico sobre cuentas anuales y se remite en bloque a lo dispuesto en la LSA.

A partir del ejercicio de 2005 se impuso la obligación a las sociedades que cotizan en los mercados de valores de elaborar sus cuentas anuales consolidadas de conformidad con las denominadas «Normas Internacionales de Contabilidad» (NIC) o «Normas Internacionales de Información Financiera» (NIFF), que son unas normas contables elaboradas por una organización privada (la «International Accounting Standard Board»). Esta obligación, que se deriva directamente del Derecho comunitario y que también impuso nuestro ordenamiento, se limitó en todo caso a las cuentas consolidadas de las sociedades cotizadas, con el fin de favorecer la armonización de su información financiera y de evitar que las grandes empresas que operan en los mercados de valores de distintos países puedan verse obligadas a elaborar o reformular sus cuentas de acuerdo con sistemas contables diversos. Aun así, para avanzar en el proceso de integración contable, se previó también que las sociedades no cotizadas podían optar voluntariamente por elaborar sus cuentas consolidadas de conformidad con esta misma normativa, a la vez que se obligó a las sociedades cotizadas que sólo elaboren cuentas individuales a informar en la memoria de las principales variaciones que se producirían en sus fondos propios y en la cuenta de pérdidas y ganancias si hubieran procedido a aplicar las NIC (art. 200 LSA).

Pero la disparidad de regímenes contables que resultaba de esta adopción parcial de las NIC permitía anticipar que la misma normativa acabaría extendiéndose al conjunto de los sistemas contables nacionales y, singularmente, a las cuentas del conjunto de sociedades y empresarios mercantiles. Y ello se produjo con la Ley 16/2007 de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea, que dio nueva redacción al régimen sobre cuentas anuales contenido en el CCom y en la LSA. Esta Ley, que entró en vigor el día 1 de enero de 2008 y que se aplica por tanto respecto de los ejercicios iniciados en esa fecha, ha sido desarrollada por un nuevo Plan General de Contabilidad (RD 1514/2007). En esencia, esta Ley procura ajustar el régimen contable a los criterios de las NIC que han sido adoptados por la Unión Europea.

Por lo demás, para delimitar las obligaciones contables de las sociedades de capital, debe tenerse presente que muchos tipos especiales de sociedades anónimas (cotizadas, de crédito, de seguros, eléctricas, etc.) quedan sometidos a un régimen especial y reforzado en materia jurídico-contable, adaptado a las particulares características de las actividades económicas que desempeñan o a sus peculiares exigencias de publicidad y transparencia, que de ordinario viene a completar las normas generales del CCom y de la LSA. Al mismo tiempo, aunque en sentido inverso, el legislador se ha preocupado también tradicionalmente por flexibilizar y aligerar las cargas contables de las sociedades de menores dimensiones económicas; a estos efectos, y de conformidad con la habilitación contenida en la Ley 16/2007 (disp. final 1.a), se ha aprobado también un Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (RD 1515/2007), que en esencia simplifica los criterios de valoración y de registro de las operaciones así como la propia información a suministrar.

Por lo demás, es obvio que la normativa contable de las sociedades de capital responde a los mismos fines que con carácter general justifican el deber legal de contabilidad de los empresarios. En esencia, se busca así ofrecer un marco jurídico que garantice una información contable exhaustiva y fiable sobre estas sociedades y sobre las actividades que realizan, con el fin de que los socios y los terceros que se relacionen con ellas —y en su caso el Estado— puedan formarse una opinión fundada sobre su situación económica y financiera a efectos de tomar cualquier tipo de decisión (en materia de inversiones, de adquisición o venta de las acciones o participaciones, de concesión de créditos, etc.). Al mismo tiempo, es claro también que estos deberes contables son indisociables del ejercicio organizado de cualquier actividad empresarial, ya que la elaboración de las cuentas anuales permite a las sociedades conocer los resultados económicos de un determinado ejercicio y tomar una decisión fundada sobre la aplicación y el destino de los mismos.

Las cuentas anuales

Concepto y significado

La obligación de todo empresario de formular las cuentas anuales de su empresa al cierre del ejercicio rige también para las sociedades anónimas y limitadas.

Las cuentas anuales se integran con varios documentos, que son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Y estos documentos, que forman una unidad, deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, de acuerdo siempre con las disposiciones legales.

Tanto el CCom como la LSA consagran, en primer lugar, el principio de unidad de las cuentas. Y es que éstas, dentro de su diversidad, constituyen a efectos legales un conjunto o unidad contable, pues cada uno de los documentos que las integran ofrece una información específica que se complementa para ofrecer una visión global y completa de la situación financiera y patrimonial de la sociedad. De ahí que los cinco documentos (aunque el estado de flujos de efectivo no siempre es obligatorio) sean partes o piezas de un mismo sistema de información contable, que por este motivo deben ajustarse a los modelos aprobados reglamentariamente y mantenerse invariados en su estructura de un ejercicio a otro, salvo en casos excepcionales. De esta forma se propicia la estandarización, no sólo de las cuentas que una sociedad formule en los sucesivos ejercicios económicos, lo que resulta esencial para poder valorar la evolución de su actividad y situación económica, sino también de las cuentas que presentan las distintas sociedades, para facilitar así la comprensión y comparación de la documentación contable de todas ellas.

No se trata, sin embargo, de normas rígidas e inflexibles, pues bajo determinadas condiciones se permite tanto la separación o inserción de nuevas partidas (art. 173 LSA), como la posible agrupación de algunas partidas legalmente previstas (art. 174 LSA), atendiendo en cada caso a las particularidades de la actividad de cada sociedad y siempre que se propicie así una mayor claridad contable.

Y en segundo lugar, ambas normas afirman también la exigencia fundamental de que las cuentas sean claras y veraces. Los distintos documentos contables deben redactarse con claridad y mostrar esa «imagen fiel» de la situación patrimonial y financiera de la sociedad, a la que se refieren el Código y la Ley.

Este principio general de la «imagen fiel», cuyo origen se halla en la tradición jurídica anglosajona («true and fair view»), lejos de expresar un simple propósito ideal carente de contenido normativo, constituye en nuestro ordenamiento un objetivo que se condensa básicamente en la obligación de formular las cuentas anuales conforme a las normas y principios contables que en cada caso sean aplicables, en la medida en que las normas singulares son un reflejo del propio principio y concretan su significado. Pero además, este principio suministra un elemento de interpretación y de integración en relación a las cuestiones que no sean objeto de una previsión legal específica o en las que se reconozca un margen de discrecionalidad a las sociedades. De hecho, por la función dominante de este principio de la «imagen fiel» dentro del conjunto del sistema informativo legal, se establece la obligación de ofrecer «informaciones complementarias» a las legalmente previstas cuando sean necesarias para alcanzar ese resultado, a la vez que se prevé incluso la posible inaplicación excepcional de cualquier disposición legal en materia de contabilidad cuando la misma impida o dificulte la imagen veraz que deben proporcionar las cuentas anuales.

Por lo demás, debe tenerse presente que el principio de integridad y de veracidad de la información recogida en las cuentas anuales, que lógicamente opera respecto de todas las sociedades, merece una especial atención normativa en el caso de las sociedades cotizadas, por la obligación impuesta a los administradores de formular declaraciones específicas de responsabilidad por su contenido. Y el mismo principio se beneficia incluso de una protección jurídico-penal, al sancionar el art. 290 CP a los administradores «que falsearen las cuentas anuales u otros documentos que deban reflejar la situación jurídica o económica» de una sociedad.

Los documentos integrantes de las cuentas

El balance

El documento contable de mayor importancia es el balance, que consiste en la cuenta general de la sociedad correspondiente a un ejercicio económico en la que han de figurar «de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto». El balance refleja así la situación y composición exacta del patrimonio social, de forma estática y en relación con una fecha determinada. En el activo se recogen los bienes, derechos y recursos controlados económicamente por la empresa o, lo que es lo mismo, el uso o destino que ha dado a sus recursos (los elementos patrimoniales de su propiedad, pero también otros gastos e inversiones a los que se atribuye un valor económico por su idoneidad para generar beneficios en el futuro). Por su parte, en el pasivo aparecen, además de los fondos propios de la sociedad, incluyendo la cifra de capital y las reservas, sus deudas y obligaciones, lo que refleja la fuente o procedencia de dichos recursos (incluyendo aquí, pues, tanto las aportaciones realizadas por los socios como los fondos generados por la propia empresa o aportados por terceros a título de crédito).

Por otro lado, debe destacarse que, junto al denominado «balance de ejercicio», que es el que debe elaborarse al cierre de cada ejercicio social y que se integra en las cuentas anuales, la Ley se ocupa en ocasiones de otros tipos de balances que responden a finalidades específicas, como pueden ser los de «situación» (que determinan la situación económica y financiera de la sociedad en un momento anterior al cierre del ejercicio, y que la Ley exige en ocasiones para ciertas operaciones) o los de liquidación (que básicamente fijan el valor de liquidación del patrimonio de la sociedad a efectos de su eventual reparto entre los socios, y que, por tanto, no valoran a la sociedad como una empresa en funcionamiento).

No es preciso analizar separadamente las distintas partidas agrupadas en el activo y el pasivo, y que conforman el esquema legal del balance. En todo caso, en el activo figura un conjunto de partidas relativas a elementos patrimoniales que, fundamentalmente por estar destinados a la explotación de la empresa, se caracterizan por su permanencia y estabilidad (concesiones, patentes, marcas, el fondo de comercio, terrenos y construcciones, instalaciones y maquinaria, participaciones en otras empresas y otros bienes similares) y que constituyen el denominado en términos contables activo fijo o no corriente, por tratarse de bienes empleados como factores de producción en la actividad empresarial. Y existen otras partidas del activo que, por ir generalmente referidas a bienes que entran y salen del patrimonio social en función de la actividad y de las operaciones ordinarias del tráfico de la empresa, se agrupan bajo el llamado activo circulante o corriente (así, créditos frente a terceros, existencias, inversiones a corto plazo, efectos mercantiles, tesorería).

En lo que hace al pasivo del balance, que como hemos visto refleja la organización financiera de la sociedad, comprende tres grandes partidas, que son el patrimonio neto, en el que a su vez se incluyen los fondos propios (capital desembolsado, primas de emisión, reservas, resultados del ejercicio y de ejercicios anteriores, otras aportaciones de los socios), el pasivo circulante o corriente, entendiendo por tal las obligaciones cuyo vencimiento o extinción ha de producirse durante el ciclo normal de explotación o en el plazo máximo de un año (deudas a corto plazo, provisiones a corto plazo), y el pasivo no corriente, que comprende las demás obligaciones. El asiento del capital como primera partida del pasivo resulta fundamental en tanto que elemento de retención de patrimonio en el activo, al evitar que la sociedad pueda repartir beneficios con cargo a bienes que estén afectos a la cobertura patrimonial de aquél. El mismo significado tienen las partidas o cuentas relativas a las reservas, que lógicamente deberán equilibrarse con la presencia de otros elementos patrimoniales en el activo con un valor suficiente para cubrir su importe.

Pero junto al balance ordinario, está también el «balance abreviado», que básicamente aspira a simplificar los deberes contables de las empresas de menor tamaño. La formulación de balance abreviado es una facultad pensada por la LSA para las empresas de menor relevancia económica, limitada a las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos cumplan un conjunto de condiciones cuantitativas en relación con el importe de las partidas del activo, la cifra anual de negocios y el número de trabajadores (v. art. 175, que en todo caso excluye la posible formulación de balance abreviado por las sociedades cotizadas). La principal especialidad del balance abreviado estriba en su mayor sencillez, ya que las sociedades facultadas para formularlo no quedan sometidas a los desgloses de las partidas del balance que se exigen para el balance ordinario y pueden presentarlas agrupadas. Se añade a ello que las sociedades que presentan balance abreviado no tienen obligación de formular el estado de flujos de efectivo ni el informe de gestión. Pero además la formulación del balance abreviado tiene otro efecto jurídico de gran trascendencia, ya que las sociedades que están facultadas para presentarlo no están obligadas por principio a revisar sus cuentas anuales por auditores de cuentas, a diferencia de las que formulan el balance ordinario.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Mientras que el balance refleja la situación patrimonial de la sociedad en un momento dado, este documento recoge los resultados económicos generados por la actividad social a lo largo de un ejercicio.

En esencia, esta cuenta debe comprender, también con la debida separación, tanto los ingresos como los gastos del ejercicio social y distinguir los resultados de explotación de los que no lo sean; en concreto, dentro de esta cuenta debe figurar el importe de la cifra de negocios, que comprende en esencia los importes de la venta de los productos y de la prestación de servicios u otros ingresos correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa (art. 35.2 C. de C).

Al igual que ocurre con el balance, la Ley establece también una cuenta de pérdidas y ganancias abreviada para las sociedades de menores dimensiones económicas, con el siempre recurrente propósito de aligerar sus cargas contables. Este esquema puede ser empleado por las sociedades que cumplan una serie de requisitos referidos al importe de las partidas del activo, la cifra de negocios y el número de trabajadores, más elevados que los previstos en relación con el balance abreviado. La cuenta abreviada implica básicamente la agrupación de una serie importante de partidas que de otra forma deberían presentarse desglosadas, lo que simplifica considerablemente su confección.

Estado de cambios en el patrimonio neto

El tercer documento que integra las cuentas anuales, que ha sido introducido por la Ley 16/2007, es un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio. El patrimonio neto, que se define como la parte residual de los activos de la empresa una vez deducidos todos sus pasivos, es una magnitud a la que el legislador societario atribuye una gran relevancia, pues determina las posibilidades de distribución de beneficios de una sociedad y la eventual obligación de ésta de reducir su capital y hasta de disolverse por la existencia de pérdidas. De ahí la relevancia de este documento, que se integra de dos partes distintas: una que refleja los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias (como el resultado del ejercicio o las transferencias realizadas a esta cuenta) y los registrados directamente en el patrimonio neto, y otra que comprende todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluyendo en su caso los procedentes de operaciones realizadas con los socios y los derivados de cambios en los criterios contables.

De forma equivalente a lo previsto para el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, y pensando siempre en las necesidades de las pequeñas y medianas empresas, existe también un modelo abreviado del estado de cambios en el patrimonio neto, al que pueden acogerse las mismas empresas que cumplan los requisitos para formular balance abreviado.

Estado de flujos de efectivo

El siguiente documento contable, que también ha sido creado por la Ley 16/2007, es el estado de flujos de efectivo, que sin embargo no es obligatorio para las sociedades autorizadas a formular en modelo abreviado el balance y el estado de cambios en el patrimonio neto (art. 175.4 LSA). La finalidad de este documento es la de informar sobre las variaciones experimentadas en el ejercicio por el efectivo y demás activos líquidos de la empresa, precisando tanto su origen como su aplicación; a estos efectos, debe poner de manifiesto los cobros y los pagos realizados por la empresa, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades.

La memoria

El último documento integrante de las cuentas es la memoria. Es un documento contable que tiene por objeto completar y aclarar la información incluida en los demás documentos integrantes de las cuentas anuales y que cumple por ello una importante función complementaria en relación con el objetivo básico de que las cuentas reflejen la imagen fiel (aunque la Ley obliga también a incluir en la memoria otras informaciones adicionales que no tienen propiamente un carácter financiero y contable). Entre las menciones obligatorias que debe contener destacan la relativa a los criterios de valoración aplicados a las diferentes partidas de las cuentas anuales y los métodos de cálculo de las correcciones de valor; el importe de las deudas de la sociedad con duración residual superior a 5 años, así como todas las que tengan garantía real; el importe global de las garantías comprometidas con terceros las transacciones significativas con terceros vinculados a la empresa; la distribución del importe neto de la cifra de negocios por actividades y mercados geográficos; el número de empleados y los gastos de personal; y el importe de las remuneraciones de cualquier clase concedidas a los altos directivos y a los miembros del órgano de administración de la sociedad, así como el importe de los anticipos y créditos que se les hayan concedido (art. 200 LSA). Además, la memoria debe informar sobre las actividades de los administradores que puedan entrar en conflicto con la sociedad (art. 127 ter.4 LSA) y, en el caso concreto de las entidades cotizadas, sobre las operaciones realizadas por aquéllos con la propia sociedad cuando sean ajenas al tráfico ordinario de ésta o no se realicen en condiciones normales de mercado (art. 114.2 LMV).

Al igual que ocurre con los demás documentos que integran las cuentas, la amplitud legal de la memoria ha llevado al legislador a permitir la reducción y simplificación de su contenido en el caso de las sociedades que están autorizadas para formular balance y estado de cambios en el patrimonio abreviados, y que pueden así preparar una «memoria abreviada» con omisión de varias de las informaciones que de otra forma serían obligatorias.

El informe de gestión

En fin, existe también otra pieza documental que en rigor no forma parte integrante de las cuentas anuales, sino que las complementa, que es el informe de gestión. Es un documento cuya formulación corresponde también a los administradores, en el que éstos deben exponer fielmente la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta, así como aquellos acontecimientos relevantes para la sociedad que hayan tenido lugar tras el cierre del ejercicio, la evolución previsible de aquélla o las actividades desarrolladas en materia de investigación y desarrollo; además, la Ley también exige que, en su caso, se incluyan en él determinadas informaciones relativas a las adquisiciones de acciones propias (art. 202 LSA). Este contenido se amplía en el caso de las compañías cotizadas, que adicionalmente deben incluir información sobre su estructura de capital, las posibles restricciones del derecho de voto, los pactos parasociales y otros elementos que se consideran relevantes desde la perspectiva de la posible realización de operaciones de adquisición de la sociedad.

La elaboración del informe de gestión no es obligatoria para las sociedades que puedan formular balance y estado de cambios en el patrimonio neto en modelo abreviado, por el recurrente propósito de simplificar las cargas contables exigidas a las sociedades de menor tamaño económico.

La formulación de las cuentas

En las sociedades anónimas y limitadas, las cuentas anuales pasan por varias fases o etapas sucesivas con intervención de los administradores y de la Junta General, que disfrutan respectivamente de competencias exclusivas en materia de formulación y de aprobación de las mismas. Además, en las sociedades que están obligadas a someter las cuentas a revisión o verificación contable, este proceso se completa con la intervención de los auditores de cuentas, que cronológicamente se produce entre las actuaciones de los dos órganos sociales.

La formulación de las cuentas anuales de la sociedad —acompañadas del informe de gestión y de la propuesta de aplicación del resultado y, en su caso, de las cuentas y el informe de gestión consolidados— corresponde a los administradores de la sociedad, que disponen para ello de un plazo máximo de tres meses a contar del cierre del ejercicio social (art. 171.1 LSA); transcurrido este plazo, la formulación de las cuentas seguirá siendo obligatoria, aunque los administradores podrían tener que responder de los eventuales perjuicios causados a la sociedad —o a los socios— en caso de serles imputable el incumplimiento.

Este deber de formulación de las cuentas anuales no debe entenderse en su significado material, comprensivo de la actividad —normalmente desarrollada por los servicios administrativos o de contabilidad de la sociedad— de redacción y confección de los documentos contables. Ha de interpretarse en su significado jurídico tanto de asunción del contenido de esos documentos, que expresan la situación patrimonial y financiera de la sociedad y los resultados del ejercicio, como de concreción del deber general de rendición de cuentas que incumbe a todo administrador.

Por esta razón, y sin perjuicio de que las cuentas anuales deban aprobarse en cada caso por el órgano de administración de acuerdo con sus reglas de funcionamiento propias (por ej., cuando exista consejo de administración el cumplimiento de este deber legal exigirá que dicho órgano adopte un acuerdo mayoritario en tal sentido), aquéllas han de ir firmadas por todos los administradores. La Ley da mucha importancia a esta circunstancia —aunque no constituya propiamente un requisito de validez—, considerando que las cuentas reflejan y condensan los resultados de la gestión social y que ésta es responsabilidad de todos los integrantes del órgano de administración; de ahí que se prevea incluso que, cuando falte la firma de alguno de los administradores, deba señalarse este hecho en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa (art. 171.2 LSA).

Por lo demás, debe destacarse que las sociedades cotizadas están obligadas a tener un «comité de auditoría», que debe ser designado por el consejo de administración con una mayoría de consejeros no ejecutivos, y al que se atribuyen importantes competencias en materia de información contable y de relación con los auditores.

La verificación de las cuentas por auditores

Introducción

Por regla general, las cuentas anuales, una vez formuladas por los administradores de la sociedad, tienen que ser verificadas o revisadas por auditores de cuentas. Mientras que bajo la antigua LSA la censura de las cuentas se encomendaba a accionistas designados por la Junta General, el régimen vigente atribuye la función de revisión y de verificación de las cuentas a unos profesionales independientes y externos a la sociedad, que deben reunir una determinada formación técnica y capacidad profesional, y a los que corresponde la tarea de comprobar si la información contable presentada por la sociedad refleja de forma fiel la verdadera situación económica y patrimonial de ésta.

De la obligación legal de revisión por auditores quedan exceptuadas, sin embargo, las sociedades que pueden presentar un balance abreviado (art. 203.2 LSA), de esta forma la Ley trata de aliviar las cargas jurídico-contables de las pequeñas sociedades, limitando la intervención preceptiva de los auditores a las empresas que, por su mayor dimensión económica, ofrezcan una contabilidad más compleja y afecten en su actividad a mayores círculos de intereses.

Los auditores de cuentas

Régimen general

Los auditores, que pueden ser tanto personas físicas como jurídicas, tienen que desempeñar su labor de conformidad con las normas legales y profesionales que rigen la auditoría (básicamente, la Ley de Auditoría de Cuentas de 1988). Han de ser, por ello, personas con la capacidad profesional y formación técnica exigidas por la Ley de Auditoría de Cuentas, debiendo estar inscritas en el Registro Oficial de auditores de cuentas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (art. 6 de dicha Ley).

Al regular la verificación contable de las cuentas anuales, la LSA se ocupa fundamentalmente de las cuestiones relativas a la relación entre la sociedad y los auditores, bajo el dominante propósito de garantizar la independencia y objetividad de éstos en el ejercicio de su labor. Y es que la tarea legalmente encomendada a los auditores de cuentas, centrada en la consecución de la fiabilidad y transparencia de la información contable de las sociedades, exige y presupone necesariamente una situación de independencia en relación a éstas, que garantice su libertad de criterio y el ejercicio regular de sus funciones revisoras (el art. 8 de la LAC dispone que los auditores «deberán ser y parecer independientes en el ejercicio de su función», y establece a estos efectos un severo régimen de incompatibilidades).

Nombramiento y revocación

Esta preocupación se manifiesta antes que nada en el régimen de nombramiento de los auditores de cuentas por la sociedad. Así, la competencia ordinaria para el nombramiento no corresponde a los administradores, que son quienes formulan los documentos contables que han de someterse a revisión, sino a los socios o accionistas reunidos en Junta. Además, la junta de socios debe designarlos necesariamente antes de que finalice el ejercicio a auditar y por un determinado período de tiempo que no podrá ser inferior a 3 años ni superior a 9; una vez finalizado este período inicial, la Junta General puede reelegirlos, pero habrá de hacerlo entonces por períodos máximos de 3 años. Al exigirse que el nombramiento se haga por un número de años predeterminado, se permite que los auditores puedan alcanzar un conocimiento preciso de la situación económica y empresarial de la sociedad auditada a la vez que se refuerza su independencia profesional, pues la estabilidad de que disfrutan debe contribuir por principio —en la presunción legal— a reforzar su libertad de criterio. La Junta General puede designar uno o varios auditores, que en este último caso actuarán conjuntamente y, en el caso de que los auditores sean personas físicas, ha de nombrar tantos suplentes como titulares (art. 204.2 LSA).

En las sociedades legalmente obligadas al nombramiento de auditores de cuentas, es posible que la Junta General retrase o incumpla la obligación de designarlos o que aquellos que hayan sido elegidos no puedan cumplir sus funciones por cualquier motivo; en estos casos, una vez transcurrido el plazo que marca la Ley para el nombramiento (v. gr., por haber finalizado el ejercicio a auditar), la designación de la persona o personas que deban realizar la auditoría de cuentas deja de ser competencia de la Junta y deberá solicitarse del registrador mercantil por los administradores o por cualquier socio (nombramiento de los auditores por el Registro). Dado que la falta de nombramiento de los auditores o la incapacidad de éstos para cumplir su labor impediría la realización de la preceptiva auditoría de las cuentas, que constituye una auténtica exigencia legal, se establece así un procedimiento supletorio para la designación de aquéllos, del que pueden servirse tanto los administradores como, en caso de inactividad de éstos, cualquier accionista. Si a pesar de todo ninguna de las personas legitimadas instase el nombramiento del auditor, hay que entender que la falta de elaboración del preceptivo informe de auditoría viciaría de nulidad al eventual acuerdo de aprobación de las cuentas que pudiese adoptarse por la sociedad.

Una vez nombrados los auditores de cuentas, la Junta General puede también revocarlos, pero no de forma libre o ad nutum, sino únicamente cuando concurra justa causa (art. 204.3 LSA). También en esta previsión se trasluce el propósito legal de garantizar que los auditores puedan ejercitar sus funciones desde una situación de independencia, que podría resentirse si la sociedad dispusiese de la facultad de destituirlos libremente. Se añade a ello que la revocación sólo puede acordarse por los socios reunidos en junta y en ningún caso por los administradores, ya que éstos —que son quienes preparan y formulan las cuentas anuales— siempre podrían mostrarse más propicios a destituir a los auditores por simples diferencias de criterio. Y en el supuesto de que concurra una causa justa pero la junta general no acuerde la revocación, los administradores y cualquiera de las personas que están legitimadas para solicitar el nombramiento del auditor podrán pedir al juez del domicilio social la revocación del designado por la junta o por el registrador mercantil y el nombramiento de otro (art. 206 LSA).

La relación de auditoría establecida entre la sociedad y el auditor en virtud del nombramiento de éste, que tiene naturaleza contractual, puede extinguirse también por otras causas distintas de la revocación. Entre las mismas cabe destacar, además del transcurso del plazo de nombramiento sin producirse la reelección por la Junta General, la renuncia unilateral por el auditor cuando el desarrollo de su función se haga imposible por causas ajenas a su voluntad, así como el mutuo acuerdo entre la sociedad y el auditor, que no requeriría entonces la concurrencia de justa causa.

Remuneración

Es preciso también que la remuneración de los auditores venga fijada antes del comienzo de sus funciones y para todo el período de las mismas, prohibiéndose además que puedan percibir cualquier otra remuneración o ventaja de la sociedad auditada (art. 207 LSA). La exigencia de que el acuerdo económico con el auditor se verifique antes del inicio de sus actividades profesionales y para todo el período de nombramiento aspira también a reforzar la independencia de éste, al evitarse de este modo que su libertad de juicio pueda quedar condicionada por la necesidad de ir acordando las retribuciones para cada uno de los sucesivos ejercicios a auditar.

Además, con el fin de garantizar la transparencia de esta remuneración, la sociedad está obligada a informar en la memoria de las cuentas anuales sobre los honorarios satisfechos a los auditores, distinguiendo los que correspondan a servicios de auditoría y a otros posibles servicios (art. 200.12ª LSA).

Responsabilidad

En caso de incumplir las normas técnicas y profesionales que rigen la labor de auditoría de cuentas, los auditores de cuentas pueden ser objeto de sanciones administrativas y disciplinarias por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Pero además, y de forma añadida, los auditores responden también «según las reglas generales del Derecho privado» por los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de sus obligaciones; en el caso de las sociedades auditoras, de estos daños responden solidariamente tanto el auditor que haya firmado el correspondiente informe como la propia sociedad. De esta forma, además de la responsabilidad contractual en la que pueden incurrir frente a la sociedad en caso de incumplimiento de las obligaciones dimanantes de la relación de auditoría (falta de entrega del informe, inclusión en éste de errores u omisiones, violación del deber de secreto, etc.), los auditores de cuentas pueden tener que responder también frente a terceros por los perjuicios que lleguen a causarles con su conducta profesional dolosa o negligente; la cuestión más incierta a este respecto suele plantearse en el caso de las sociedades aparentemente solventes que cuentan con informes favorables de auditoría y que de forma más o menos inmediata se manifiestan en estado de insolvencia, en el sentido de determinar si los acreedores de éstas pueden exigir responsabilidades al auditor por no haber advertido la verdadera situación económica de la sociedad y haber contribuido indirectamente a generar una falsa apariencia de solvencia.

El informe de auditoría

La función de los auditores consiste en comprobar si las cuentas anuales ofrecen o no la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, así como la concordancia del informe de gestión con las cuentas anuales del ejercicio (art. 208 LSA). Han de comprobar, en definitiva, la veracidad y fiabilidad de los documentos contables, garantizando que éstos reflejan de forma fidedigna el verdadero estado económico de la sociedad.

A estos efectos, los auditores de cuentas han de exponer su juicio u opinión técnica en un informe escrito detallado (el «informe de auditoría») en el que, aparte de otros extremos, harán las pertinentes observaciones sobre eventuales infracciones de normas legales o estatutarias y sobre cualquier hecho comprobado que suponga un riesgo para la situación financiera de la sociedad; si no tienen reservas que formular, lo expresarán también así. Estas reservas o salvedades, lógicamente, pueden ir referidas a cuestiones menores, de tal forma que no impidan que el informe en su conjunto sea favorable, o presentar tal envergadura que comprometan el principio de «imagen fiel» de las cuentas, en cuyo caso la opinión global habría de ser desfavorable. Es posible también que el auditor se vea incapacitado por cualquier motivo para emitir un juicio fundado sobre las cuentas sometidas a su consideración, en cuyo caso habría de emitir un informe con «opinión denegada».

El plazo mínimo del que disponen los auditores para emitir su informe es de un mes desde el momento de la entrega de las cuentas anuales firmadas por los administradores. Además, si a consecuencia del informe los administradores se vieran obligados a modificar las cuentas anuales, los auditores habrían de ampliar su informe con los cambios producidos (art. 210.2 LSA).

Nombramiento voluntario

Las sociedades que no formulan balance completo y que pueden presentar un balance abreviado están eximidas de la obligación de someter sus cuentas anuales a verificación por auditores, y no quedan sometidas a ningún otro sistema general de control o de censura de las cuentas. En estos casos, una sociedad siempre puede optar por designar a un auditor de cuentas, incluso en ausencia de previsión estatutaria y de forma puramente voluntaria. Pero además, y entendiendo sin duda que la verificación de las cuentas puede convenir a los intereses de la sociedad y de los socios, se ha previsto también en la Ley la facultad de determinadas minorías cualificadas de instar el nombramiento de un auditor para que revise las cuentas de la sociedad. Este derecho se reconoce al socio o socios que representen, al menos, el 5 por 100 del capital social, que pueden solicitar del registrador mercantil del domicilio social el nombramiento de un auditor con cargo a la propia sociedad. El nombramiento del auditor no se hace en este caso para un determinado período de tiempo más o menos extenso, como ocurre con las sociedades obligadas a verificación contable, sino únicamente para que efectúe la revisión de las cuentas anuales de un determinado ejercicio (de ahí, precisamente, que el art. 205.2 LSA exija que el nombramiento se solicite en los 3 meses siguientes a la fecha de cierre de dicho ejercicio). Esta facultad legal constituye un instrumento esencial de defensa de los socios minoritarios, que pueden servirse de ella por su propia iniciativa y sin necesidad de invocar causa o interés alguno, con el fin de obtener una revisión por auditores de los documentos contables de la sociedad.

La aprobación de las cuentas

Las cuentas anuales, acompañadas en su caso del informe de auditoría, deben someterse al conocimiento y aprobación de la Junta General; tanto en las sociedades anónimas como limitadas, la Ley obliga a celebrar una junta a tal efecto dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio social.

Dado que las cuentas anuales reflejan la situación económica y los resultados obtenidos por la sociedad en un determinado ejercicio, y con el fin de permitir que los socios puedan valorarlas adecuadamente y tomar una decisión reflexiva e informada sobre las mismas, la Ley les atribuye un derecho de información reforzado en relación con el ordinario o general (derecho cuya violación sería por principio motivo de nulidad del eventual acuerdo de aprobación de las cuentas).

En la sociedad anónima, los accionistas tienen derecho a obtener de la sociedad, «de forma inmediata y gratuita», una copia de los documentos que deben someterse a la aprobación de la Junta, incluyendo, en su caso, el informe de gestión y el informe de los auditores de cuentas (en el caso concreto de las sociedades cotizadas, estos documentos deben también ponerse a disposición de los accionistas e inversores a través de la página web); además, y para reforzar la efectividad práctica de este derecho, debe hacerse una mención expresa del mismo en el anuncio de la convocatoria de la Junta. El accionista puede así realizar un examen directo y personal de las cuentas anuales, pero, además —de acuerdo con el régimen ordinario del derecho de información—, podrá solicitar también las aclaraciones o informaciones adicionales que considere pertinentes en relación con los documentos presentados, antes de la reunión de la Junta o verbalmente durante la misma.

Este derecho a obtener una copia gratuita de los documentos integrantes de las cuentas anuales desde la convocatoria de la Junta se atribuye también en los mismos términos legales a los socios de las sociedades de responsabilidad limitada. Pero de forma añadida, los socios que representen al menos el 5 por 100 del capital social disfrutan también del derecho a examinar directamente todos los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales, con el fin de comprobar la corrección y veracidad de éstas; mientras que en la sociedad anónima los accionistas sólo tienen derecho a obtener un ejemplar de las cuentas anuales y a solicitar de los administradores eventuales aclaraciones o informaciones («derecho de pregunta»), en la sociedad limitada los socios pueden acceder por sí mismos y de forma directa a todos los documentos y antecedentes que justifican y respaldan los resultados reflejados en dichas cuentas (en clara analogía con el derecho de examen de la contabilidad que el art. 133 C. de C. reconoce a los socios de una sociedad colectiva). En todo caso, este derecho de minoría — que es independiente del derecho a solicitar del registrador mercantil el nombramiento de un auditor para que revise las cuentas de un ejercicio social, en el sentido de que ambos se complementan— no se impone de forma imperativa, pues la Ley, pensando seguramente en las sociedades de muchos socios e importante actividad económica, lo atribuye «salvo disposición contraria de los estatutos».

La Junta General es libre y soberana en lo que hace a la aprobación o no de las cuentas anuales sometidas a su consideración. De no aprobarlas, los administradores estarían obligados a revisarlas o reelaborarlas, al objeto de someterlas nuevamente a la Junta. Y en caso de aprobación, la Junta General deberá resolver además sobre la aplicación del resultado —positivo o negativo— del ejercicio, de acuerdo con el balance aprobado (art. 213.1 LSA), determinando en particular el uso o destino de las eventuales ganancias obtenidas por la sociedad. Aunque el tema es discutido, no parece que la competencia de la Junta se extienda a la posible modificación o alteración de las cuentas presentadas (salvo que se trate de la corrección de simples errores materiales), por lo que en caso de discrepancia debería rechazarlas para que los administradores se encarguen de revisarlas y de someterlas a la aprobación de una nueva Junta.

Depósito y publicidad de las cuentas

Dentro del mes siguiente a la aprobación por la Junta General, las sociedades están obligadas a depositar en el RM un ejemplar de cada una de las cuentas (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria) y, en su caso, del informe de gestión y del informe de auditoría, junto a una certificación acreditativa de los acuerdos de aprobación y de aplicación de resultados. El informe de auditoría, en particular, debe depositarse también por las sociedades que no estén legalmente obligadas a verificación contable, en los supuestos en que aquél haya sido elaborado por un auditor designado por el registrador mercantil a solicitud de los accionistas minoritarios (art. 366.1.5º RRM).

El registrador, en el momento del depósito, no efectúa ningún enjuiciamiento ni valoración material sobre la corrección o fiabilidad de los documentos presentados y se limita a hacer un control meramente formal y externo, calificando si los documentos presentados son los que exige la Ley y si han sido debidamente aprobados por la Junta General; esta calificación no prejuzga en absoluto el contenido y la corrección material de las cuentas depositadas. El RM no cumple en este caso ninguna de las funciones propias de la publicidad registral, al no haber calificación como tal de los documentos contables de la que se deriven efectos jurídicos de ningún tipo; por el contrario, el Registro opera aquí como la oficina pública a través de la cual se garantiza la difusión de la referida información contable y a la que se encarga, pues, una función de publicidad meramente material.

Con esta obligación de depósito de las cuentas anuales la Ley quiere garantizar la publicidad material y la libertad de acceso a los documentos contables de las sociedades, con el fin de que los terceros puedan formarse un juicio fundado sobre su situación económica y financiera. De ahí que se reconozca el derecho de «cualquier persona», sin necesidad de invocar ninguna legitimación o interés especial, de obtener la información de los documentos depositados. Para reforzar este derecho, además, se establece la obligación del RM de conservar los documentos depositados durante un plazo de 6 años, a la vez que se prevé la publicación en el BORM del anuncio de las sociedades que cumplan con la obligación de depósito (art. 220.1 LSA).

Una de las cuestiones jurídicas más relevantes que suscita esta disciplina es la referida al régimen sancionador. A estos efectos, la Ley prevé la imposición de sanciones administrativas en forma de multas a las sociedades que incumplan esta obligación, multas que se impondrán por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas en función de la dimensión de la sociedad, del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, y cuya cuantía puede ascender hasta los 300.000 euros por cada año de retraso para las sociedades que tengan un volumen de facturación anual superior a los 6 millones de euros. Pero además, y con el ánimo de reforzar este régimen sancionador, la Ley ha previsto también el denominado «cierre registral» para las sociedades incumplidoras. Y es que el incumplimiento de la obligación de depósito de los documentos integrantes de las cuentas anuales dentro del plazo legal produce el cierre del Registro para la sociedad incumplidora, de tal forma que no podrá inscribirse ningún documento referido a la misma mientras persista el incumplimiento; de este cierre registral quedan excluidas determinadas inscripciones, como las relativas al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, así como la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa. Ello implica que cualquier otro título o acuerdo (de nombramiento de administradores, de modificación de estatutos, de fusión, etc.) no podría ser inscrito por la sociedad, que en consecuencia no estaría en condiciones de beneficiarse en relación con los mismos de los efectos que comporta la inscripción en el RM y que se encontraría así con graves problemas operativos en su funcionamiento jurídico (y frente a terceros, por la publicidad negativa que siempre se deriva del cierre del Registro).

En todo caso, estas sanciones administrativas y civiles sólo se prevén para el supuesto de que la falta de depósito en el Registro afecte a unas cuentas anuales debidamente aprobadas; en consecuencia, el cierre registral no procede cuando las cuentas no son depositadas porque no han sido formuladas o aprobadas. Además, al margen de estas sanciones generales, la falta de depósito de las cuentas en el RM también merece otras sanciones específicas en la normativa concursal, en caso de que la sociedad incumplidora sea declarada en concurso de acreedores.

Por último, ha de tenerse en cuenta que este régimen societario de publicidad se completa en el caso de las sociedades cotizadas con unas obligaciones especialmente reforzadas de transparencia y de comunicación al mercado de su información contable; destaca aquí, en particular, la obligación de estas compañías de difundir en un plazo máximo de 4 meses desde el cierre del ejercicio el denominado «informe financiero anual», que comprende las cuentas anuales y el informe de gestión revisados por el auditor de cuentas, así como las declaraciones de responsabilidad de los administradores por su contenido.

La aplicación del resultado del ejercicio

Consideración general. La constitución de reservas

La Junta General que aprueba las cuentas anuales debe resolver también, en su caso, sobre la aplicación del resultado del ejercicio, determinando, por tanto, el uso o destino de los beneficios obtenidos por la sociedad. Aunque la «aplicación del resultado» es un concepto que incluye la posible distribución de beneficios a los socios, el mismo tiene un contenido mucho más amplio, ya que la sociedad puede disponer de las ganancias del ejercicio de muy distintas formas.

En efecto, incluso cuando el resultado del ejercicio sea positivo, cabe que la sociedad destine una parte de las ganancias a la constitución de reservas, ya sea por exigencia legal o estatutaria o, en su caso, por libre decisión de la Junta General. En esencia, las reservas son partidas del pasivo que recogen fondos propios, que al operar como cifras de retención añadidas al capital social refuerzan la consistencia económica y patrimonial de la sociedad. Pero al igual que el capital, son simples cuentas o partidas contables: permiten sujetar una parte abstracta del patrimonio al riesgo de pérdidas, pero carecen como tales de cualquier entidad real, ya que no se incorporan ni materializan en ningún activo o elemento patrimonial en particular.

Antes que nada, la sociedad está obligada a constituir la denominada «reserva legal», que viene impuesta por la Ley y que grava necesariamente el beneficio líquido del ejercicio económico. A este efecto debe destinarse a la reserva legal una cifra igual, al menos, al 10 por 100 del beneficio del ejercicio, hasta que la misma alcance el 20 por 100 del capital social. La obligación legal de dotar esta reserva con cargo a los beneficios cesa, pues, cuando haya alcanzado la quinta parte del capital social, pero resurge en caso de descender por debajo de este límite por cualquier causa. La función de la reserva legal viene marcada por la Ley, ya que mientras no supere el límite del 20 por 100 del capital sólo puede ser destinada a la compensación de pérdidas, en caso de no existir otras reservas disponibles que sean suficientes para este fin. Es una reserva que tiene por misión absorber y compensar las eventuales pérdidas padecidas por la sociedad en años desfavorables, evitando que las mismas incidan directamente sobre la parte del patrimonio afecta a la cobertura del capital (adicionalmente, y como veremos, la reserva legal podría emplearse también para aumentar el capital; de esta forma, la parte de la reserva legal que fuese imputada a capital seguiría sujeta al régimen de indisponibilidad que caracteriza a éste, al margen de que la sociedad debería incrementar aquélla para adaptarla a la nueva cifra del capital). Esta denominada «reserva legal» debe constituirse por todas las sociedades anónimas y por las limitadas cualquiera que sea su objeto y «en todo caso»; no debe confundirse, por tanto, con las demás reservas que la propia LSA obliga a constituir en determinados supuestos (v. gz, la «reserva para acciones propias» que impone el art. 79.3 por el importe de las acciones propias adquiridas por la sociedad) ni con las demás reservas obligatorias que se exigen de numerosas sociedades especiales, de acuerdo con su normativa específica.

Es posible también que existan reservas estatutarias, cuando los estatutos obliguen a la sociedad a mantener una parte de las ganancias en concepto de recursos propios a través de la correspondiente cuenta de pasivo. En este caso, las reservas se regirían en cuanto a su constitución y destino por lo previsto en los estatutos, que en todo caso siempre podrían ser modificados por la sociedad.

Por último, las reservas facultativas o voluntarias, que son creadas por el simple acuerdo de la Junta General, ofrecen como especial característica jurídica la de su libre disponibilidad, en el sentido de no quedar afectas a ninguna finalidad predeterminada. Por este motivo, se crean por lo general para que la sociedad pueda disponer posteriormente de ellas en la forma más conveniente para los intereses sociales (por ej., para reinvertirlas en la actividad social, evitando la necesidad de recabar nueva financiación de los socios o de terceros, o como previsión para un posible reparto de dividendos en ejercicios sociales desfavorables). Y al igual que se constituyen por libre decisión social, la Junta General podrá también disponer generalmente de ellas, atendiendo a motivos de simple conveniencia.

La distribución de beneficios

Una vez cubiertas las atenciones previstas por la Ley o los estatutos, la Junta General debe fijar el dividendo repartible, que podrá pagarse con cargo al beneficio del ejercicio social o, cuando éste sea inexistente o insuficiente, con cargo a reservas voluntarias de libre disposición (esto es, con cargo a beneficios no repartidos de ejercicios anteriores).

En la distribución de dividendos se materializa el derecho del socio a participar en el reparto de las ganancias sociales, que constituye uno de los derechos básicos atribuidos por la titularidad de la acción y de la participación social. Pero legalmente no existe un verdadero derecho subjetivo del socio al reparto anual de beneficios, en el sentido de que la sociedad tenga que repartir forzosamente las ganancias obtenidas en cada ejercicio. La sociedad puede destinar una parte de las ganancias repartibles a la constitución de reservas voluntarias, y hasta suspender del todo la distribución de dividendos cuando las necesidades de la empresa lo requieran, incluso durante varios ejercicios. De ahí que deba distinguirse el derecho a participar en las ganancias, como derecho abstracto que no atribuye al socio ninguna acción de pago de cantidad, y el derecho al dividendo repartible en un determinado ejercicio económico, que deriva del anterior, pero que es el único que hace nacer en favor de los socios un crédito concreto sobre la parte proporcional de los beneficios que la Junta General haya acordado repartir.

En cualquier caso, la Ley prohíbe que puedan repartirse dividendos en el supuesto de que el valor del patrimonio neto [entendiendo por tal la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos] sea o, a consecuencia del reparto, resulte ser inferior al capital social; de esta forma, si la sociedad arrojase pérdidas de ejercicios anteriores que hubiesen colocado el valor del patrimonio neto por debajo de la cifra del capital social, «el beneficio se destinará a la compensación de estas pérdidas».

La Ley quiere evitar así que las sociedades que se encuentren en situación de desbalance patrimonial puedan repartir a los socios los eventuales beneficios obtenidos en un ejercicio social, mientras no sean enjugadas las pérdidas acumuladas de los años anteriores y no se restablezca, pues, el correspondiente equilibrio entre capital y patrimonio neto.

También prohíbe la Ley repartir beneficios mientras el importe de las reservas disponibles no sea igual o superior al importe de los gastos de investigación y desarrollo que figuren en el activo del balance.

Además, la sociedad debe también dotar una reserva indisponible equivalente al fondo de comercio que aparezca en el activo del balance, a cuyo efecto debe destinar una cifra del beneficio (o de las reservas disponibles, en caso de inexistencia o insuficiencia de aquél) que representé al menos un 5 por 100 del importe del citado fondo de comercio (art. 213.4 LSA).

La Ley, pensando en los accionistas o socios ordinarios, prevé como regla la distribución de dividendos en proporción a su participación en el capital social. Pero es claro que cuando existan acciones o participaciones que otorguen algún privilegio en el reparto de los beneficios, éste habrá de hacerse de acuerdo con el régimen legal o estatutario que resulte aplicable. Además, de acordarse la distribución de dividendos, la Junta General deberá fijar el momento y la forma del pago; de no acordarse nada al respecto, se entiende que el dividendo será pagadero a partir del siguiente día al del acuerdo en el propio domicilio social.

Por supuesto, el acuerdo de la Junta General que decida repartir dividendos cuando no se cumplan los presupuestos legalmente exigidos (por falta de aprobación de las cuentas, por insuficiente dotación de la reserva legal, por una situación de desbalance patrimonial, etc.) sería nulo. Pero además, la Ley trata de garantizar en estos casos la correcta reintegración del capital social, obligando a los accionistas a restituir las cantidades percibidas con el interés legal correspondiente, aunque solamente cuando la sociedad pruebe que los perceptores eran conocedores o no podían ignorar la irregularidad de la distribución (art. 217 LSA). De este modo, el legislador parece proteger a los accionistas que perciban los dividendos ficticios de buena fe, quienes podrían incluso haber dispuesto de las cantidades recibidas, eximiéndoles de la correspondiente obligación de restitución.

Los dividendos a cuenta

Aunque la decisión sobre el reparto de dividendos corresponde con carácter general a la Junta de socios que aprueba las cuentas del ejercicio, la Ley admite la posibilidad de que cualquier otra Junta General o los propios administradores distribuyan entre los socios, antes del cierre y aprobación de los resultados del ejercicio social, «cantidades a cuenta de dividendos». Estos llamados dividendos a cuenta se presentan como meros anticipos o adelantos, que son repartidos a los socios con anterioridad a la aprobación de las cuentas del ejercicio y «a cuenta», pues, de los dividendos que la Junta General acuerde repartir en su momento. De esta forma se atiende al posible interés de los socios en adelantar el cobro de una parte de los dividendos y en percibir un rendimiento a su inversión con una frecuencia inferior a la anual.

Con todo, la Ley somete esta práctica a dos condiciones, para intentar conjurar los principales riesgos que suscita. De un lado, los administradores tienen que formular con carácter previo un estado contable en el que se ponga de manifiesto que existe liquidez suficiente para la distribución «a cuenta»; con este estado contable, que debe reflejar la situación patrimonial de la sociedad y, en particular, la existencia tanto de ganancias —y su cuantía— durante el ejercicio en curso como de fondos suficientes para realizar el pago, se impide esencialmente que la sociedad pueda proceder a la enajenación de elementos de su activo para hacer frente al pago de estas cantidades, en el supuesto de carecer de la liquidez necesaria. Y de otro lado, la Ley limita también el importe por el que pueden acordarse estos dividendos, que no podrá exceder de la cuantía de los resultados obtenidos desde el fin del último ejercicio previa deducción de las cantidades que legalmente no sean distribuibles (pérdidas procedentes de ejercicios anteriores y cantidades necesarias para la dotación de las reservas obligatorias por ley o por disposición estatutaria, así como la estimación del impuesto a pagar sobre dichos resultados); de esta forma se garantiza que las cantidades «a cuenta» recaigan sobre beneficios realmente obtenidos y de los que la sociedad puede por principio disponer libremente.

El incumplimiento de estas condiciones legales obligaría a la restitución de los dividendos indebidamente percibidos, en los términos que ya hemos visto.