El Registro Civil

El Registro Civil: nociones fundamentales

Introducción

Las relaciones sociales requieren frecuentemente acreditar de forma segura e indiscutible las condiciones de capacidad y el entorno familiar de la persona: la edad, el hecho de estar soltero o casado o de no haber sido sometido a incapacitación, etc.

Los modernos Estados, adoradores de la estadística, han mostrado un enorme interés por contar con un “fichero” de sus ciudadanos, de gran utilidad para las más diversas cuestiones.

Semejante fichero viene representado por el Registro Civil, un Registro que está destinado al efecto de que consten en él “los actos concernientes al estado civil de las personas”. Conviene advertir que, en términos coloquiales (y en impresos y formularios, incluso oficiales), la expresión estado civil se hace coincidir con el hecho de estar casado o no (soltero, divorciado o viudo); sin embargo, en términos técnico‐jurídicos, la significación del estado civil es mucho más amplia. Como sabemos, son estados civiles de la persona cualesquiera cualidades o circunstancias estables de la misma que, de una forma u otra, afecten a su capacidad de obrar.

El Registro Civil no sólo comprende circunstancias o situaciones integrables dentro del concepto de estado civil, sino que extiende su competencia propia a otras que indiscutiblemente no son estados civiles. Aunque desde la perspectiva contraria, no es susceptible de inscripción en el Registro Civil la mayoría de edad por una evidente razón práctica: basta con proceder a realizar la correspondiente operación aritmética.

Datos inscribibles

Constituyen objeto del Registro Civil los siguientes datos relativos a las personas:

  1. El nacimiento

  2. La filiación

  3. El nombre y apellidos

  4. La emancipación y habilitación de edad

  5. Las modificaciones judiciales de la capacidad de las personas o que éstas han sido declaradas en concurso, quiebra o suspensión de pagos (por mandato expreso de la LPPD deben constar también en el RC el nombramiento del administrador del discapacitado)

  6. Las declaraciones de ausencia o fallecimiento

  7. La nacionalidad y vecindad

  8. La patria potestad, tutela y demás representaciones que señala la Ley

  9. El matrimonio

  10. La defunción

Interesa destacar que, conforme a lo establecido en el art. 15 LRC, el RC no afecta sólo a los españoles propiamente dichos, sino que en el Registro constarán los hechos inscribibles que afectan a los españoles y los hechos acaecidos en territorio español, aunque afecten a extranjeros (p.e, nacimientos, matrimonio o defunción de inmigrantes o residentes).

Asimismo, se inscribirán en todo caso los hechos ocurridos fuera de España cuando las correspondientes inscripciones deban servir de base a inscripciones marginales exigidas por el Derecho español.

El nombre

El nombre es el dato identificador inicial y posiblemente principal de toda persona. Tras la aprobación de la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 al dar nombre al nacido “no podrá consignarse más de un nombre compuesto, ni más de dos simples”.

La Ley 40/1999, por la que se regulan los nombres y apellidos y el orden de los mismos, tiene especial importancia en cuanto permite sustituir el nombre que obre inscrito en el RC en castellano por su equivalente en cualquiera de las demás lenguas españolas.

Los apellidos

Desde antiguo, el sistema español se ha caracterizado por atribuir o imponer a toda persona dos apellidos, anteponiendo el primero de los paternos y después el de los maternos. De otra parte, el ordenamiento español se ha caracterizado siempre por mantener los apellidos propios de la mujer, casárase o no. La costumbre burguesa de algunos sectores sociales de atribuir a las casadas el apellido del marido jamás ha tenido reconocimiento normativo alguno, tratándose sólo de un uso social privado de valor jurídico.

La Ley 40/1999 ha introducido una modificación de suma importancia, permitiendo que cuando la filiación se encuentre determinada por ambas líneas “el padre y la madre de común acuerdo podrán decidir el orden de transmisión de su respectivo primer apellido antes de la inscripción registral”.

Finalmente la LO 1/2004, relativa a la violencia de género, bajo la rúbrica de “cambio de apellido” ha añadido un nuevo párrafo al art. 58 de la LRC: “2. Cuando se den circunstancias excepcionales podrá accederse al cambio. En caso de que el solicitante de la autorización del cambio de apellidos sea objeto de violencia de género y en cualquier otro supuesto en que la urgencia de la situación así lo requiriera”.

Legislación reguladora

La actual Ley del Registro Civil es de 8 de junio de 1957. Hasta la promulgación de la anterior, en 1870, no hubo Registro Civil propiamente dicho, sino Registros parroquiales dependientes de la Iglesia Católica. Como el Estado no puede depender de los libros parroquiales, necesitaba de un propio RC.

En la actualidad la Ley necesitaría ciertas reformas, pues sus disposiciones han resultado profundamente afectadas por las leyes postconstitucionales de modificación del CC:

  • RD 1917/1986, de modificación de determinados artículos del Reglamento del Registro Civil, ha modificado la mayor parte del Reglamento pese a que la fecha oficial de éste siga siendo la de 14 de noviembre de 1958.

  • Ley 12/2005, por la que se modifica el art. 23 de la LRC: “los asientos se realizarán en lengua castellana o en la lengua oficial propia de Comunidad Autónoma en que radique el Registro Civil, según la lengua en que esté redactado el documento o en que se realice la manifestación”.

  • Ley 13/2005 de 1 de julio, por la que se modifica el Código Civil en materia de derecho a contraer matrimonio, nueva redacción del art. 53: “las personas son designadas por su nombre y apellidos, correspondientes a ambos progenitores, que la Ley ampara frente a todos”. Dada la admisión del matrimonio entre personas del mismo sexo y la necesidad de erradicar el calificativo de paterno y materno respecto de los apellidos.

  • Ley 15/2005, de 8 de julio, en materia de separación y divorcio, modifica el art. 20 LRC.

  • Ley 3/2007, reguladora de la rectificación registral en la mención relativa al sexo de las personas, modificaciones de varios artículos de la LRC.

Organización del Registro Civil

Las secciones del Registro Civil

En España el RC se encuentra divido en cuatro secciones, denominadas respectivamente:

  1. Nacimientos y general.

  2. Matrimonios.

  3. Defunciones.

  4. Tutelas y representaciones legales.

La Sección 1ª (“De nacimientos y general”) se encuentra regulada en los arts. 40 y ss de la LRC. El objeto principal de las inscripciones que han de anotarse en dicha Sección viene representada por el nacimiento, que sin duda alguna constituye el asiento principal no sólo de la Sección del Registro considerada, sino del RC considerado en su conjunto.

La inscripción del nacimiento representa el punto medular de todo el sistema registral, asumiendo el papel de inscripción central que proporciona información sobre las restantes inscripciones de la persona. A efectos prácticos, bastará en principio con saber dónde ha nacido una persona y con consultar su inscripción de nacimiento, para poder rastrear el resto de los datos inscritos en los correspondientes Registros (el del lugar en que contrajo matrimonio o donde murió).

La centralización desempeñada por la inscripción de nacimiento se consigue mediante la práctica de unas notas de coordinación que, de oficio, deben llevar a cabo los Jueces encargados de los diversos Registros, para que en el Registro de destino (el de nacimiento) se lleve a cabo la correspondiente nota marginal o de referencia.

Mas, junto a la inscripción de nacimiento, en la Sección 1ª del RC han de anotarse también todos aquellos hechos inscribibles para los que la legislación no establece especialmente que sean inscritos en otra Sección:

  • Modificaciones judiciales de capacidad

  • Declaraciones de concurso, quiebra o suspensión de pagos (estos dos últimos derogados)

  • Declaración legal de ausencia

  • Declaración de fallecimiento

  • Hechos relativos a la nacionalidad o vecindad

  • Tutela y administración patrimonial de las personas con discapacidad

Igualmente, al margen de la inscripción de nacimiento se pondrá nota de referencia de las inscripciones de matrimonio, tutela, representación y defunción del nacido.

La Sección 2ª (“De matrimonios”) tiene por objeto la inscripción del acto del matrimonio y de la fecha, hora y lugar en que se contrae. Como anotaciones marginales la LRC considera las siguientes:

  • Las sentencias y resoluciones sobre la validez, nulidad o separación del matrimonio y cuantos actos pongan término a éste.

  • La existencia de pactos, resoluciones judiciales y demás hechos que modifiquen el régimen económico de la sociedad conyugal.

La Sección 3ª (“De las defunciones”) tiene por objeto inscribir la muerte de la persona, con indicación de la fecha, hora y lugar en que acontece. La inscripción del óbito se practica en virtud de declaración de quien tenga conocimiento de ella y, particularmente, de los parientes del difunto o habitantes de su misma casa. Se inscribe exclusivamente el hecho físico y real de la muerte y no así la declaración de fallecimiento.

La Sección 4ª (“De tutelas y representaciones legales”) se regula en los arts. 88 y ss LRC. La representación legal por antonomasia es la ostentada por los padres respecto de los hijos menores que se encuentran sometidos a la patria potestad. Sin embargo, ésta y sus modificaciones no quedan sujetas a inscripción. Por tanto “las tutelas y representaciones legales” quedan circunscritas a la anotación de los cargos tutelares y demás representaciones legales de personas naturales y sus modificaciones.

La organización territorial

Institucionalmente considerado, el RC es único, en el sentido de que todos los distintos registros se consideran integrados como un todo.

El RC depende del Ministerio de Justicia y dentro de dicho Ministerio todos los asuntos a él referentes están encomendados a la Dirección General de los Registros y el Notariado.

Naturalmente no supone que exista un único RC en el sentido de oficina y organización administrativa del mismo, sino que, por el contrario, está integrado por los Registros Municipales, los Registros Consulares y el Registro Central.

Los Registros Municipales. En todo municipio debe existir un Registro, en el que atendiendo al criterio territorial se inscribirán aquellos hechos que en él acaezcan. Ahora bien, la existencia o no en el municipio de Jueces de primera instancia, obliga a distinguir entre:

  • Registros principales, que serán aquellos Registros Municipales encomendados directamente al Juez de primera instancia allí donde lo haya.

  • Registros subordinados o delegados, los existentes en aquellos municipios en que únicamente exista Juez de paz, quien actuará con numerosas restricciones:

    • carecen prácticamente de competencia en materia de expedientes.

    • No existe la Sección 4ª.

    • Las certificaciones deben llevar siempre la firma conjunta del Juez de paz y del Secretario.

Los Registros Consulares. Para cada demarcación consular habrá un RC. La finalidad de tales Registros es que los residentes fuera del territorio nacional puedan inscribir los datos y circunstancias. En años de emigración laboral, ha sido enormemente frecuente la inscripción de españoles nacidos en el extranjero. Cualesquiera hechos que afecten a las cualidades personales de los españoles residentes en el extranjero deben ser anotados o inscritos, a efectos de que éstos posteriormente, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores, den cuenta al Ministerio de Justicia de tales hechos o circunstancias.

Por esta razón, una de las características principales de las inscripciones realizadas es que se extenderán por duplicado, con el objeto de que uno de los ejemplares se remita al Registro Central, mientras que el otro queda depositado en el propio protocolo del Registro Consular. Un RD ha suprimido la necesidad de remitir los duplicados a través del Mº de Asuntos Exteriores, permitiendo la comunicación directa entre los Registros Consulares y el Registro Central, admitiendo al mismo tiempo que los duplicados puedan ser extendidos por medio de fotografía o procedimiento análogo.

El Registro Central. Se encuentra a cargo de la propia Dirección General de los Registros y el Notariado del Mº de Justicia y, por tanto, es un Registro único para todo el territorio nacional, estando radicado en Madrid en cuanto oficina u organización administrativa.

Una de las funciones principales radica en concentrar o centralizar todas las inscripciones relativas a las circunstancias personales de los españoles que hayan sido objeto de inscripción en los Registros consulares. Además de dicha función, cumple el cometido de acoger todos aquellos hechos para cuya inscripción no resulte competente ningún otro Registro, así como aquellos que no puedan inscribirse por concurrir circunstancias excepcionales de guerra u otras (incendio, inundación, asalto, etc.) que impidan el funcionamiento del Registro territorialmente competente.

Igualmente se llevarán en el Registro civil Central los libros formados con los duplicados de las inscripciones consulares y de las inscripciones de nacimiento practicadas en los Registros Municipales del domicilio.

Los diversos asientos del Registro

La incorporación al Registro de cualesquiera datos o circunstancias se califica asiento, en el sentido coloquial de apunte o anotación extendida por escrito. Así pues, el término asiento constituye el género de los distintos apuntes que acceden al RC, debiéndose distinguir después entre las diversas especies de los mismos.

Inscripciones

Las inscripciones propiamente dichas constituyen el tipo de asiento fundamental en nuestro sistema registral y se caracterizan por ser asientos de naturaleza permanente y sustantiva (en el sentido de que no dependen de ningún otro asiento, ni constituyen añadidos o datos complementarios del mismo) El RRC considera inscripciones principales las de nacimiento, matrimonio, defunción y la primera de cada tutela o representación legal. El carácter principal de tales inscripciones radica en que cada una de ellas “abre folio registral”. Esto es, ocupan el espacio principal reservado en el modelo de folio registral reglamentariamente aprobado, mientras que las restantes inscripciones se califican de marginales en atención a que ocupan el espacio correspondiente (el margen interior) del folio registral principal que, por cuanto sabemos ya, será precisamente el de nacimiento.

Una inscripción, aunque se realice marginalmente, tendrá siempre los mismos efectos que las denominadas principales: la fuerza probatoria privilegiada.

Anotaciones

Las anotaciones registrales representan una serie de asientos caracterizadas por la nota de la provisionalidad y de mucha menor importancia que las inscripciones tanto en la teoría cuanto en la práctica. Las anotaciones tienen valor simplemente informativo y en ningún caso constituirán la prueba que proporciona la inscripción.

Notas marginales

Consisten en asientos breves y concisos anotados en el margen de los folios registrales que cumplen una función instrumental: relacionar las inscripciones entre sí, de forma tal que la consulta del Registro se vea facilitada.

Dada su función, se las denomina también notas de referencia. Así, por ejemplo “al margen de la inscripción de nacimiento, se pondrá nota de referencia a las de matrimonio, tutela, representación y defunción del nacido. En estas inscripciones se hará constar, a su vez, referencia a la de nacimiento”. Incluso el lugar de enterramiento puede hacerse constar por nota marginal cuando la inscripción de defunción se haya realizado previamente sin indicarlo.

Indicaciones

Otra novedad incorporada a la Ley vigente es la constancia en el RC de bienes del matrimonio (gananciales, separación, comunidad absoluta, participación, etc.), a través de un asiento de carácter especial legalmente denominado indicación.

Cancelaciones

En técnica registral, cancelar significa privar de eficacia a una inscripción o cualquier otro asiento que con anterioridad publicaba un hecho o circunstancia susceptible de registración. Por ende, las cancelaciones son asientos de carácter negativo que conllevan la anulación de un asiento anterior por ineficacia del acto, inexactitud del contenido u otra causa.

La cancelación puede constar marginalmente o abrir folio independiente (con la consiguiente nota de referencia) y, por su parte, el asiento totalmente cancelado será cruzado (esto es, tachado) con tinta de distinto color en el libro registral; mientras que, si se cancela parcialmente, se subrayará la parte cancelada cerrándose entre paréntesis con llamada marginal al asiento cancelatorio.

Las inscripciones registrales, en particular

Realmente los únicos asientos que gozan de un régimen jurídico destacable son las inscripciones, en cuanto tienen valor probatorio especialmente cualificado.

Inscripciones declarativas y constitutivas

Comúnmente se afirma que las inscripciones registrales son declarativas porque su función propia consiste en constatar públicamente hechos, actos o circunstancias de la persona que han acaecido, incluso con plenitud de efectos, con independencia de la inscripción.

La mayor parte de las inscripciones del RC, aunque sean obligatorias tienen carácter declarativo, siendo excepcionales las inscripciones constitutivas. En éstas, la inscripción en el RC se considera legalmente como un requisito más del acto jurídico que conlleva una modificación de las circunstancias personales, de forma tal que sin inscripción dicho acto no produce efectos.

Inscripciones de carácter constitutivo:

  1. El cambio de nombre y apellidos, cuyo plazo de inscripción caduca a los 180 días de la notificación de la autorización.

  2. La adquisición derivativa de la nacionalidad española.

  3. Las declaraciones de conservación, recuperación de nacionalidad y vecindad civil.

El valor probatorio de las inscripciones

Según establece el art. 2 LRC: “el Registro Civil constituye la prueba de los hechos inscritos. Sólo en los casos de falta de inscripción o en los que no fuere posible certificar del asiento, se admitirán otros medios de prueba…”.

De ahí que en los casos en que decae el monopolio probatorio del RC por falta de inscripción o por impugnación de las inscripciones existentes, la LRC procure la inmediata restauración de la exactitud de los hechos inscritos:

  • Para admitir otros medios de prueba en caso de falta de inscripción, será requisito indispensable para su admisión, que, previa o simultáneamente, se haya instado la inscripción omitida o la reconstitución del asiento.

  • No podrán impugnarse en juicio los hechos inscritos en el Registro sin que a la vez se inste la rectificación del asiento correspondiente.

El fundamento de tales previsiones normativas radica en la presunción de exactitud de los hechos inscritos (también denominada fe pública registral), en cuya virtud debe concluirse que los asientos registrales (y, por tanto, las certificaciones de ellos) dan fe de las circunstancias fundamentales de la inscripción correspondiente: existencia y eficacia del hecho inscrito, sujetos intervinientes y tiempo y lugar en que se produjo.

La publicidad formal

La expresión publicidad formal es un corolario del carácter público del RC y del hecho de que su contenido puede ser conocido a través de formas especiales reguladas por la ley.

Los medios de publicidad: la gratuidad de las certificaciones

El conocimiento de los asientos registrales puede adquirirse a través de los siguientes medios:

  • Consulta directa o exhibición al interesado de los propios libros registrales, de forma tal que aquél llegue a tener conocimiento de los asientos registrales, pudiendo incluso tomar notas del contenido de ellos. Tales notas carecen de valor probatorio alguno; circunstancia que, junto a la dificultad de consulta directa generalizada (escaso espacio y personal; explican que realmente sea más anecdótica que otra cosa).

  • Las notas simples informativas: de lo mismo que puede certificarse se dará, sin garantía, nota simple informativa a quien la solicite. El giro “sin garantía” demuestra bien a las claras que las notas simples informativas (expedidas por lo general en papel común con el sello del Registro correspondiente) carecen de valor probatorio y explica que sean escasamente utilizadas en la práctica.

  • Las certificaciones, por el contrario, son documentos públicos con pleno valor probatorio, tal y como establecía la antigua LEC‐1881, el cual hablaba indistintamente de “las partidas o certificaciones de nacimiento, de matrimonio y de defunción…”, manteniendo así un término (partida) que es el normalmente utilizado para referirse a las certificaciones del RC.

Aunque antiguamente el peticionario de las certificaciones debía abonar el importe de las mismas, diversas medidas legislativas han declarado la completa gratuidad de todas las actuaciones del RC, con la sola excepción de los honorarios correspondientes a los informes periciales de los médicos del RC.

La gratuidad de las certificaciones, unida a su particular valor probatorio como documentos públicos, comporta su generalizada utilización en la práctica, siendo, por tanto, el medio habitual de acreditación del contenido de los asientos.

Atendiendo al conjunto de datos que proporcionan, las certificaciones pueden ser:

  • Literales: las que comprenden íntegramente los asientos a que se refieren, con indicación de las firmas.

  • En extracto y ordinarias: las que contienen los datos de que especialmente hace fe la inscripción correspondiente.

Hoy día las certificaciones suelen ser comúnmente literales, pues la autorización de fotocopias de los libros registrales, hace que sea más fácil proporcionar el contenido íntegro del folio correspondiente que entresacar del mismo algunos datos. Naturalmente, dichas fotocopias se realizan en papel oficial y con una diligencia de compulsa autenticada con la firma del Secretario del Juzgado.

El carácter público del Registro

El significado del carácter público del RC ha sido perfilado por la propia DGRN en Resolución referida íntegramente a las certificaciones y no contiene referencia alguna a las simples notas informativas o al examen directo de los libros registrales, que literalmente dice:

“El RC, como regla general, tiene carácter público presumiéndose que quien solicita una certificación tiene interés en conocer los asientos y, por consiguiente, derecho a obtener la oportuna certificación. Sin embargo, dicha regla general se ve mitigada por dos razones:

  1. De una parte, porque las cuestiones relacionadas con la intimidad personal y familiar no deben ser objeto de divulgación indiscriminada y son consideradas como casos de publicidad restringida. En consecuencia, las certificaciones que contengan algunos de los datos reservados (filiación adoptiva, filiación no matrimonial o desconocida, rectificación del sexo, causas de nulidad o separación matrimonial, causas de divorcio, etc.) sólo pueden ser expedidas a favor de los propios inscritos o de sus familiares cercanos o herederos.

  2. En segundo lugar, para paliar los abusos que podría provocar la gratuidad de las certificaciones, se considera que si el peticionario solicita más de una certificación referida al mismo asiento o documento, el encargado adoptará las determinaciones oportunas a fin de evitar abusos.”

Referencia al Libro de familia

El llamado Libro de familia es un instrumento más de publicidad de determinados datos relativos a las personas cuyo conocimiento se encuentra bastante generalizado, pues es utilizado para un buen número de actos administrativos. Materialmente, consiste en una libreta de cubiertas azules que, como regla, se entrega a los cónyuges en el momento de ser inscrito el matrimonio (o cuando se lleva a cabo una adopción o el reconocimiento de un hijo no matrimonial).

El objeto fundamental del Libro de familia consiste en anotar en el mismo los datos relativos al matrimonio, nulidad y divorcio, hechos que afecten a la patria potestad y la defunción de los hijos ocurrida antes de la emancipación. Los asientos del Libro de familia tienen valor de certificaciones y de ahí su importancia como medio de prueba.

La Ley 20/2011 del Registro Civil

Características fundamentales del nuevo Registro Civil

Es indudable que la relevancia de las transformaciones políticas, sociales y tecnológicas habidas en nuestro país exige un cambio normativo en profundidad. Se sigue un modelo en el que lo importante es la persona, en sí misma considerada, a quien se le abre su propia historia registral, buscando el debido equilibrio entre la necesaria protección de su derecho fundamental a la intimidad con el carácter público del Registro Civil.

Se suprime la tradicional división del RC en 4 secciones, y se crea un registro individual para cada persona a la que desde la primera inscripción que se practique se le asigna un código alfanumérico personal.

La llevanza del RC será asumida por funcionarios públicos distintos de aquellos que integran el poder judicial del Estado, cuya función es la de juzgar y hacer ejecutar lo juzgado. Es la llamada desjudicialización del RC.

Existirá un único RC para toda España, informatizado y accesible electrónicamente, cuyo objetivo principal es el de eximir al ciudadano de la carga de tener que acudir presencialmente a las oficinas del Registro.

Existirán Oficinas Generales, Oficina Central y Oficinas Consulares, dependiendo todas ellas de la DGRN. Existirá una Oficina General por cada CCAA o ciudad autónoma y otra más por cada 500.000 habitantes, al frente de la cual se encontrará un encargado al que se le asignan las funciones de recepción de declaraciones y solicitudes, la tramitación y resolución de expedientes, la práctica de inscripciones y, en su caso, la expedición de certificaciones.

Los principios de funcionamiento del RC son: legalidad, oficialidad, publicidad (el RC es público y se puede obtener información registral de persona distinta al solicitante cuando conste la identidad del solicitante y exista un interés legítimo, salvo que los datos sean especialmente protegidos), exactitud, eficacia probatoria de la inscripción, eficacia constitutiva de la inscripción en el RC en determinados casos, presunción de integridad y principio de inoponibilidad.